Werken op afstand?
Zo maak je er een succesverhaal van!
5 zaken die je kunt leren van a.s.r.
Verbinding maken
Een Mood Monitor lanceren
Het ontwikkelaanbod in een nieuw jasje steken
Leidinggeven op afstand faciliteren
Een toolkit voor leidinggevenden ontwikkelen
Verzekeringsmaatschappij a.s.r. wordt al jaren geprezen om haar vooruitstrevende HR-beleid. Wendbaarheid, eigen regie en duurzame inzetbaarheid zijn daarin belangrijke pijlers die goed van pas kwamen tijdens de lockdown. “Vanaf de eerste dag werkten we met vierduizend man thuis,” vertelt Manager HR Development Manon van der Lely. “Dankzij eerdere investeringen pakte dat goed uit, al moet je wel in beweging blijven.”
“Medewerkers van onder de veertig veranderen bijvoorbeeld vaak liever om de paar jaar van plek, dan dat ze een levenslange baan nastreven. Binnen ons bedrijf zie je dat zij ook frequenter doorstroombehoeftes hebben, dan hun veertig plus collega’s die eerder geneigd zijn om langer een functie aan te houden om resultaten te kunnen voelen en zien. Daarnaast merken we dat er de laatste jaren steeds meer behoefte is aan hybride arbeidsrelaties, waarbij medewerkers deels in vaste dienst zijn en deels voor zichzelf werken als zelfstandig ondernemer. Regelmatig in totaal andere functies dan zij binnen a.s.r. vervullen.”
Bang dat de focus op hun baan bij a.s.r. afneemt als medewerkers ook als zelfstandige aan de slag gaan, is Manon van der Lely niet. “Ik zie het eerder als een win-winsituatie omdat deze groep een ontwikkeling doormaakt als zelfstandig ondernemer. Alles wat deze medewerkers van hun ondernemerschap leren, nemen ze mee naar a.s.r. en die kennis voegt wat toe aan hun functie hier.”
Les 1: Verbinding maken
Om in te kunnen spelen op de verschillende veranderingen en behoeften, lanceerde a.s.r. vijf jaar geleden het programma ‘In Beweging’ dat in eerste instantie als voornaamste doel had de kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Inmiddels is het concept verbreed tot een platform dat inspiratie en aanbod biedt op de volgende gebieden: persoonlijke ontwikkeling, gezondheid, werk-privé balans en inzet voor de maatschappij.
Al lang voordat COVID-19 uitbrak, konden medewerkers een á twee dagen per week plaats- en tijdsonafhankelijk werken. De lockdown gooide daar nog een schep bovenop: van de een op de andere dag werkte iedereen vijf dagen per week thuis. “Ik denk dat alles waar we de afgelopen jaren in geïnvesteerd hebben, heeft geholpen om deze abrupte omschakeling makkelijker te maken,” zegt Van der Lely.
Al werden ook meteen alle zeilen bijgezet om het thuiswerken zo prettig en succesvol mogelijk te maken en om het groepsgevoel in stand te houden. “Zo hebben de leden van de raad van bestuur een aantal digitale live events georganiseerd waar duizenden medewerkers aan deelnamen. Ook postten de leden vanaf de eerste lockdown blogs op het intranet waarin ze op een persoonlijke manier verslag deden van hoe zij omgingen met de nieuwe situatie en waar ze tegenaan liepen. Dat werd enorm gewaardeerd en zorgde voor verbinding. Je kunt wel stellen dat de leden dankzij de lockdown dichter bij de medewerkers zijn komen te staan.”
Les 2: Mood Monitor
Iets anders wat snel in het leven werd geroepen, was de Mood Monitor. “Elke week stellen we alle medewerkers drie vragen die betrekking hebben op vitaliteit, werkgeluk en toewijding. Denk aan vragen als ‘Maak je je zorgen over COVID-19? Heb je aan het eind van de werkdag nog voldoende energie? Is het voor jou thuis even makkelijk of moeilijker werken dan op kantoor?’ De uitslag publiceren we op intranet als ‘the mood van de week’ en ieder team krijgt op teamniveau de resultaten terug. Dat geeft voor leidinggevenden aanknopingspunten om het gesprek met het team aan te gaan en als HR geeft het ons inzicht in hoe het gaat en of we ons ontwikkelbeleid en de programma’s die we aanbieden moeten aanpassen.”
Les 3: Ontwikkelaanbod in een nieuw jasje
De eerste stap die in het ontwikkel-aanbod gemaakt moest worden, was het bestaande fysieke aanbod vervangen door online varianten. “We hebben alles bewust opnieuw vormgegeven omdat online om een andere benadering vraagt, dan fysiek bij elkaar zitten. Alleen al de spanningsboog is bij beide anders, zo is de duur van online workshops vaak korter omdat je niet de hele dag naar een scherm wilt turen.
Een populair programma is het intervisiecafé waarbij leidinggevenden cases indienen die andere leidinggevenden met elkaar doornemen en daar vervolgens hun visie en feedback op geven. Voorheen was dat een workshop voor dertig deelnemers die opgedeeld in groepen begeleid werden door drie facilitators. Nu bestaat de workshop uit groepjes van vijf tot zeven leidinggevenden met één facilitator. En waar iemand voorheen zijn stoel omdraaide als zijn case werd uitgekozen, zet hij nu de camera van zijn computer uit.”
Les 4: Leidinggeven op afstand faciliteren
Naast het opnieuw vormgeven van het bestaande aanbod, ontstond er vraag naar nieuw ontwikkelaanbod. “We hadden al snel door dat leidinggeven op afstand om een andere aanpak vraagt. Hoe blijf je met elkaar verbonden en zorg je ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op blijven staan? Om hierop in te spelen, schakelden we trainingsbureau VDS in voor het trainingsprogramma Leidinggeven op afstand. Een schot in de roos.
Het idee achter deze training is om op afstand een gemotiveerd en productief team te bouwen en te behouden. Wat sterk is aan het programma is dat er veel aandacht is voor praktijkvoorbeelden en intervisie, maar ook dat de groep deelnemers bestaat uit een mix van leidinggevenden van verschillende afdelingen en niveaus. Zo zitten directieleden en teammanagers samen in dezelfde training.
Wat opvalt is dat het enorm helpt om vanuit een verschillend perspectief naar dezelfde problematiek te kijken. Dat levert veel nieuwe inzichten op. De leidinggevenden die hebben deelgenomen reageren er heel enthousiast op: het werd een succes, ze spraken erover waardoor anderen zich in rap tempo gingen inschrijven en de sessies snel vol zaten.
Het programma voldoet zeker aan de behoefte van het management. De trainers van VDS spelen goed in op de situatie en dynamiek die ze op dat moment voelen binnen het team. Elke training is daardoor anders, terwijl ze uiteindelijk allemaal hetzelfde resultaat behalen. Inmiddels hebben 35 groepen leidinggevenden het programma gevolgd. De deelnemers waarderen de training gemiddeld met het rapportcijfer negen. Als ik ze nu vraag wat ze eraan gehad hebben, dan geven ze bijna allemaal aan dat ze wat ze geleerd hebben nog steeds bijna dagelijks in de praktijk brengen. En wat ik ook zie is dat leidinggevenden die deze training gevolgd hebben – vaak in combinatie met andere trainingen die we aanbieden – zich relaxter voelen om op afstand leiding te geven.”
Les 5: Toolkit voor leidinggevenden
Als aanvulling op online ontwikkelaanbod heeft a.s.r. ook een toolkit voor leidinggevenden ontwikkeld, met tips om gezond thuis te werken en verbinding met je team te blijven houden. Want het is de kunst om dat op lange termijn vast te houden. “In de toolkit zitten ook ansichtkaarten die leidinggevenden naar hun team kunnen sturen om de persoonlijke aandacht te stimuleren en we hebben op intranet een inspiratieplein ingericht waarop iedereen ervaringen met elkaar kan uitwisselen. Want waarom zou je elke keer het wiel opnieuw uitvinden als een collega die je nu even niet ziet een goed idee heeft?”
Vooruitkijken
Ondertussen kijkt Van der Lely ook alweer naar de toekomst. Ze schat in dat mensen veel meer op afstand blijven werken en straks voornamelijk voor meetings en brainstormsessies naar kantoor komen. “Waar we ongetwijfeld nog doorheen moeten, is dat een deel van de medewerkers fysiek op kantoor komt, terwijl een ander deel vanaf een andere locatie aanwezig is. Hoe verbind je die twee groepen op een efficiënte en plezierige manier? Dat wordt onze volgende uitdaging. Ik kijk er nu al naar uit om daarmee aan de slag te gaan.”
Tekst: Claudia Lagermann
Portretten Manon van der Lely: Maartje Brockbernd Fotografie
