Functioneel leiderschap training bij het UMC Utrecht
Wat is functioneel leiderschap? Sommige rollen, zoals teamleider, manager of directeur, hebben een duidelijke leiderschapspositie met zichtbare hiërarchie. Anderen vervullen de rol van ‘functionele leider’. Ze hebben geen directe leiderschapstitel, maar leiden in de praktijk toch mensen of teams. Denk hierbij bijvoorbeeld aan senior verpleegkundigen of coördinatoren. Dit noemen we functioneel leiderschap.
De rol van een functioneel leidinggevende is vaak onderbelicht. Er zijn veel trainingen over leiderschap, maar weinig richten zich specifiek op functioneel leiderschap. Terwijl medewerkers in een dergelijke rol verschillende uitdagingen ervaren. Roos Jansen, adviseur leren en ontwikkelen bij UMC Utrecht, vertelt hierover: “Er is heel veel rol-onduidelijkheid als medewerkers geen officiële titel of positie hebben. Dan vragen ze zich vaak af: wat is mijn taak en wat niet?” Hiermee benadrukt ze de problematiek: hoe geef je functioneel leiderschap een duidelijke plaats binnen je organisatie? En hoe zet je deze leiders in hun kracht?’’
Om hier goed mee om te gaan, heeft projectmanager Grietje Bruijntjes van VDS samen met Roos Jansen een trainingsprogramma opgesteld over functionele leiders. Deze training werd speciaal op maat gemaakt voor het UMC Utrecht, en is in de afgelopen twee jaar al meerdere keren succesvol uitgevoerd.
“Ineens ben je niet meer een teamlid, maar iemand waar ze naar moeten luisteren”
Functioneel leiderschap training: ondersteuning bij een grote uitdaging
Waar leidinggeven in de zorg altijd al uitdagingen heeft, is het zeker als functioneel leidinggevende lastig deze verantwoordelijkheid op je te nemen. “Ineens ben je niet meer een teamlid, maar iemand waar ze naar moeten luisteren”, vertelt Grietje. Deze omschakeling vraagt veel van de medewerkers. In de training leidinggeven zonder formele macht, ofwel functioneel leiderschap training, krijgen medewerkers de kans om stil te staan bij de eigen ontwikkeling in een hectische omgeving en hoe zij anderen mee kunnen nemen in veranderingen. Ze onderzoeken welke leervragen ze hebben.
In het leiderschapsprogramma focussen we ons op deze uitdaging. Want hoe word je van medewerker ineens functioneel leidinggevende? Hierbij komt ook het persoonlijk leiderschap uitgebreid aan bod.
X
Samen tot een programma komen
Tijdens de design-sessie voor dit leiderschapsprogramma kwam dit duidelijk naar voren. Grietje legt uit: “Voordat we het programma begonnen, bespraken we wat voor gedragsverandering de deelnemers daadwerkelijk wilden zien. Dat bekeken we vanuit de organisatie, vanuit leidinggevend niveau en vanuit deelnemersniveau.” De belangrijkste punten uit deze design-sessie werden de kern van het programma, die vervolgens is geïntegreerd in zowel de 360°-feedbackvragenlijst als in de verschillende modules van het traject.
We bouwden het programma zorgvuldig op in meerdere modules die elkaar opvolgen. Elk onderdeel heeft een specifieke focus. Aan het begin en eind van het traject zijn er sessies met de deelnemers, om te meten hoe dit programma ze heeft geholpen. Hierbij wordt ook gekeken naar de leerdoelen en verwachtingen die de deelnemer van tevoren zelf bij de trainer aangeven. Zo namen de deelnemers vanaf het begin zelf de leiding over hun leertraject.
x
Betrekken van leidinggevenden
Hoewel het programma echt voor de deelnemers zelf is, speelt de hiërarchisch leidinggevende wel een ondersteunende rol. Roos legt uit: “Het programma is voor de deelnemers, je wil ook niet dat de leidinggevende overal bij is. Maar als leidinggevende word je wel betrokken bij wat ze daadwerkelijk leren en maak je een koppeling naar de werkpraktijk.” Dit zorgt ervoor dat de leidinggevende niet alleen op de hoogte is van de ontwikkeling van hun medewerkers, maar ook actief bijdraagt aan hun leerproces.
“Je rolt vaak een beetje in zo’n rol en dan moet je het maar gewoon kunnen.”
Combinatie van theorie en praktijk
Vanuit de deelnemers komt vaak de vraag: hoe pak ik mijn podium als functioneel leidinggevende? Omdat het geen officiële leiderschapsrol is, zijn er weinig richtlijnen over hoe je omgaat met collega’s, nu de dynamiek binnen het team (onzichtbaar) veranderd is. “Je rolt vaak een beetje in zo’n rol en ja, dan moet je het maar gewoon kunnen,” zegt Roos hierover. Zonder formele titel is het voeren van lastige gesprekken of voortgangsgesprekken soms ingewikkeld voor de deelnemers. We hebben daarom enkele oefensessies aan de trainingen toegevoegd.
Door de training doen de medewerkers meer inzichten en technieken op die het functioneel leiderschap versimpelen en verduidelijken. Deze brengen ze in de praktijk in de sessies met acteurs. “Door die lastige gesprekken met de acteur te oefenen, maken ze echt stappen. Door even te vertragen in de trainingsdagen kun je daarna veel sterker in je schoenen staan”, aldus Roos. De deelnemers gaan er direct mee aan de slag op het werk. “Tussen de trainingsdagen krijgen deelnemers ook praktijkopdrachten mee om de geleerde vaardigheden toe te passen op de werkvloer.”, vertelt de adviseur Leren en Ontwikkelen.
x
Ontmoeten van gelijkgestemden
In een grote organisatie als het UMC Utrecht werken medewerkers in veel verschillende teams, waardoor ze vaak weinig gelijkgestemden kennen. Deze training helpt hen om verder te kijken dan hun eigen team of afdeling. De deelnemers vergroten hun netwerk en ontmoeten zo mensen die in dezelfde situatie zitten. Wanneer ze vragen hebben of tegen een probleem aanlopen, kunnen ze nu met een ander sparren. Dit geeft net dat beetje extra aan de functioneel leiderschap informeel leiderschap training.
x
Samenwerken met VDS: optimale ondersteuning
Roos Jansen vertelt enthousiast over de samenwerking met VDS. Er zijn inmiddels al meerdere trainingen geweest en er is een goede, soepele werksfeer ontstaan. “Flexibiliteit en ondersteuning spelen hierin een grote rol, waarin we gezamenlijk door ontwikkelen aan een training met zoveel mogelijk impact. “
x
Focus op de inhoud en kwaliteit
Wat maakt het zo fijn om met VDS te werken? Volgens Roos is onze kracht het ontzorgen van de klant. Esmee van Dixhoorn, de interne projectsupporter van VDS, behandelt alle grote en kleine vragen en de feedback van deelnemers. Zo neemt VDS een hoop taken van Roos, adviseur Leren en Ontwikkelen, uit handen. Ze kan zich nu meer concentreren op de inhoud en kwaliteit van het programma.
Roos beschrijft dit als volgt: “De operationele ondersteuning ligt bij het trainingsbureau en dat werkt voor mij superfijn. Ik kan dan echt op de inhoud meedenken. VDS regelt de communicatie: zodra de deelnemerslijst compleet is, wordt deze met Esmee gedeeld en zorgt zij vanaf dat moment voor alle communicatie met de deelnemers.. Esmee regelt eigenlijk alles: van de locaties en het eten tot alle mailwisselingen. Dat is gewoon heel fijn.”
Ook zorgt Esmee ervoor dat de flow van de trainingen goed verloopt en heeft ze regelmatig een meeting met Roos om de belangrijkste punten door te nemen. Bij de eerste groep was dit nog wekelijks, omdat alle puntjes nog op de i gezet moesten worden. “Nu we meer dan een jaar verder zijn, is het eigenlijk nog maar één keer in de maand geworden, omdat alles nu meer gestandaardiseerd is en gewoon goed loopt,” vertelt Esmee hier zelf over.
x
Continue verbetering door flexibiliteit
Deze meetings hebben direct invloed op het programma. Na elke module vullen alle deelnemers een feedbackformulier in, dat vervolgens door VDS wordt geanalyseerd en besproken met UMC Utrecht.
Volgens Roos was flexibiliteit daarom een belangrijke factor in het ontwerp van de trajecten: “We herhalen niet zomaar alle stappen van het proces, maar we verbeteren continu op basis van de feedback vanuit de deelnemers. Dat maakt het een positieve ervaring waar we ook zo veel mogelijk impact mee kunnen maken”. Grietje Bruijntjes van VDS voegt hier aan toe: “Doordat het zo’n korte cyclus is en we het meerdere keren herhalen, leent dit zich heel goed om constant te verbeteren.”
“Mensen hebben er echt behoefte aan geholpen te worden met hun leervraag, vooral in deze positie.”
x
Resultaat van de informeel leiderschap training: meetbaar enthousiasme
Vanuit de eerste paar trainingsgroepen kwam al veel positieve feedback. Het enthousiasme is ook terug te zien in het aantal inschrijvingen vanuit het UMC Utrecht: “Nu is er al een grote wachtlijst. Mensen hebben er echt behoefte aan geholpen te worden met hun leervraag, vooral in deze positie”, aldus Roos. “Dit is ook wat we van de trainers horen: wat heel erg opvalt aan de deelnemers, is dat ze allemaal supergemotiveerd zijn en echt aan de slag willen in de praktijk.” In de eindevaluaties hebben dan ook 100% van de ondervraagden aangegeven deze training aan te raden aan anderen.
Grietje voegt daaraantoe: “Bij managementfuncties word je om de oren geslagen met ontwikkelingskansen – maar voor deze groep is het nieuw. Dat geeft toch een bepaalde ‘eagerness’.”
Ook enthousiast geworden over dit leiderschapsprogramma “Functioneel leiderschap”? Ga met ons een designsessie aan. Hierin ontdekken we samen hoe we je functionele leiders het beste kunnen ondersteunen en helpen groeien in hun rol.