ROI en stakeholdermanagement van je traineeship volgens ProRail

Vds training consultants interview prorail tim burggraaf
Vds training consultants interview prorail tim burggraaf

ROI en stakeholdermanagement van je traineeship volgens ProRail

Tijdens het webinar De Businesscase van je Traineeship sprak onze creatief directeur Rowan van ‘t Hoogt met Tim Burggraaf van ProRail. Tim is daar verantwoordelijk voor het traineeship en een aantal andere talentenprogramma’s. Daarvoor werkt ProRail samen met VDS. Tim is zelf ooit als managementtrainee bij ProRail begonnen en is nu dus zelf verantwoordelijk voor het traineeship. 

Tijdens het webinar kwamen verschillende onderwerpen aan bod, waaronder het ROI en stakeholdermanagement van je traineeship. Zo stelde Rowan onder meer de vraag hoe het zit met het draagvlak binnen ProRail voor het traineeship. Maar we begonnen natuurlijk bij het begin, met de vraag: ‘Hoe ziet het traineeship van ProRail eruit?’

Het traineeship van ProRail

Tim begint bij het begin. Een jaar of 15 geleden was de start van het eerste traineeship, toen alleen nog een managementtraineeship. Inmiddels is er een management, finance, technisch en een legal traineeship. Een traineeship van ProRail duurt 2 jaar. Gedurende die periode doen de trainees 3 opdrachten van 8 maanden. Trainees hebben voor ze beginnen aan het traineeship maximaal 1 jaar werkervaring. 

Voor het traineeship werkt ProRail samen met VDS voor een intensief opleidings- en coachingsprogramma. Trainees zijn een dag in de week op verschillende manieren bezig met hun persoonlijke ontwikkeling. Zo staat er een opleidingsprogramma dat in co-creatie ontstaat, en waaruit blijkt dat zowel VDS als ProRail wendbaar zijn. “Dat zie je ook terug in het design, waarbij je iedere keer weer kijkt naar wat de trainees tijdens een bepaalde fase nodig hebben”.

Tim burggraaf prorail

De resultaten van het traineeship

Het is duidelijk dat het traineeship staat, maar hoe zit het eigenlijk met de resultaten? Gaan trainees na het afronden van het traineeship niet snel weer weg bij ProRail? Tim gaat in op een eerder webinar waaruit naar voren kwam dat zo’n 60% van de trainees binnen 2 tot 3 jaar ergens anders gaat werken. Dat is bij ProRail niet het geval. “Als mensen weggaan, dan is dat gemiddeld na 5 jaar. Maar zo’n 40% van alle de trainees die vanaf 2005 een traineeship volgden, werken nog steeds bij ProRail”. 

Voor ProRail is die retentie een belangrijk resultaat, maar Tim vertelt dat ze daarnaast ook kijken naar het niveau dat mensen bereiken. Daarvoor is de salarisschaal waarin mensen zitten een mooie graadmeter. Tim benadrukt daarbij dat het zeker niet de bedoeling is dat iedereen leidinggevende of directeur wordt. Een technisch strateeg is voor ProRail net zo waardevol als een directierol. Het is vooral belangrijk dat oud-trainees in een rol belanden waarin ze impact kunnen blijven maken. 

Is er dan ook een gedeelde definitie binnen ProRail over wanneer het traineeship succesvol is? Tim denkt van wel, maar geeft daarbij wel aan dat die definitie in de loop van de jaren veranderde. “In het begin ging het vooral om talent binnenhalen. Nu is dat breder. We willen nu ook dat trainees blijven en zich na het traineeship blijven ontwikkelen, zodat ze uiteindelijk in die rol belanden waarmee ze impact kunnen maken”.

Draagvlak voor het traineeship binnen ProRail

Bij lang niet alle organisaties is er veel draagvlak voor een traineeship. Voor de persoon die verantwoordelijk is voor de trainees, kan het daarom een hele uitdaging zijn om ze ergens binnen de organisatie te plaatsen. Aan draagvlak schort het bij ProRail gelukkig niet. 

Tim denkt dat het fundament daarvoor een tijd terug al is gelegd. Het traineeship loopt al 15 jaar, waardoor mensen weten wat ze aan een trainee hebben. Als Tim nu 5 nieuwe trainees moet plaatsen voor een eerste opdracht, hoeft hij maar 5 telefoontjes te plegen. Alle betrokkenen zeggen ‘ja’, omdat ze weten dat er iemand komt die veel werk kan verzetten, maar ook de boel een beetje komt opschudden. 

Na het traineeship stromen trainees niet automatisch door naar een nieuwe functie, maar moeten ze gewoon solliciteren. Daarbij vervult Tim een netwerkende en lobbyende rol. Stel dat hij weet dat er door veranderingen binnen de organisatie een aantal nieuwe functies vrijkomen, dan laat hij bij betrokkenen alvast weten dat hij wel vindt dat ze minimaal een paar oud-trainees een kans moeten geven. Zo vergroot je weer de impact van het traineeship binnen de organisatie.

De selectieprocedure van trainees

De selectieprocedure is een belangrijk onderdeel van een traineeship. Hoe gaat ProRail te werk als het gaat om de selectie van kandidaten? Tot grote teleurstelling van Tim gebeurt dat nu door corona volledig online, wat het moeilijk maakt om kandidaten echt goed te leren kennen. De eerste ronde is vrij traditioneel met een brief en cv. Daarna volgt een e-assessment, waarna er een tussenronde volgt waarin we vragen kandidaten een kort filmpje met een pitch van zichzelf op te sturen. 

Pas daarna worden de kandidaten voor Tim zichtbaar, waarna een aantal gesprekken volgen. De eerste ronde bestaat uit een gesprek met Tim, een oud-trainee en een recruiter, het maken van een case en een slideshow met een aantal foto’s van zichzelf waarmee kandidaten zich voorstellen. Daarna volgt een tweede gesprek met Tim en een oud-trainee.

Stakeholdermanagement binnen ProRail

Tijdens de selectieprocedure zijn oud-trainees betrokken. Volgens Tim is dat  een goede manier om het draagvlak te vergroten. Voor de kandidaat is het heel fijn dat er iemand bij zit die echt weet wat een traineeship is. De oud-trainee zelf vertelt binnen zijn of haar afdeling over de kandidaat die ze spraken en denkt alvast na over een opdracht die hij of zij eventueel zou kunnen doen. 

Daarnaast zijn er natuurlijk nog meer stakeholders bij het traineeship betrokken. Zo vervult de directie een mentorrol waarmee trainees eens in de 6 weken een coachingsgesprek hebben. Ook hebben trainees nog een werkplekbegeleider en ze werken binnen een team waarin er mensen naar ze omkijken. Tot slot zijn er na het traineeship mensen die zich met hun ontwikkeling blijven bezighouden.

ROI van het traineeship

Het ROI van een traineeship meetbaar maken gaat bij Tim niet zozeer om de cijfertjes. Al denkt hij wel dat het belangrijk is om het inzichtelijk te maken. Maar de successen – de oud-trainees die je binnen de organisaties in verschillende functies ziet – spreken voor zich. Het gaat hem er juist om dat die groep die impactvolle rollen vervult, dat je die ziet. Als dat mensen dat zien en inzien, dan worden de cijfertjes wat ondergeschikter.

Ambities voor de toekomst

Als Tim kijkt naar het traineeship zoals dat er nu is, ziet hij potentie rondom het thema diversiteit en inclusiviteit. “Daarin zetten we wel stappen, maar dat moet echt nog beter. Daarnaast leeft bij veel trainees de ambitie om naar het buitenland te gaan. We hebben als ProRail nu één samenwerking waarbij dat kan, maar dat is iets wat we nog wel verder willen uitbouwen”. 

Ten slotte vindt Tim het belangrijk om de samenwerking met het ministerie en Rijkswaterstaat aan te halen, omdat we allemaal traineeships hebben en daar weer van elkaar kunnen leren. Binnenkort volgt er ook een gesprek bij Rijkswaterstaat om te kijken hoe ze dat vorm kunnen geven.  

Wil je net als ProRail samen met VDS een succesvol traineeship opstarten? Ga met ons dan eens een designsessie aan. Dan ontdekken we samen waar de kansen liggen voor een traineeship binnen jouw organisatie. 

 

Prorail klantlogo
Tim Burggraaf is Manager Traineeprogramma bij ProRail. Hij is verantwoordelijk voor de inhoud en kwaliteit van het traineeship en houdt zicht op de persoonlijke ontwikkeling van de trainees.
Tim Burggraaf is Manager Traineeprogramma bij ProRail. Hij is verantwoordelijk voor de inhoud en kwaliteit van het traineeship en houdt zicht op de persoonlijke ontwikkeling van de trainees.
Vds training consultants traineeship van de toekomst
Vds huib broekhuis contact
Vds huib broekhuis contact mobile

15 juni 2021
Naar interviewoverzicht