BLOG - André Prins

Vijf inzichten om een waardevol Performance Management gesprek te voeren

In de afgelopen decennia hebben wij in sessies over performance management vele honderden leidinggevenden gesproken. Natuurlijk komen er dan onderwerpen en situaties langs die het hen niet altijd even makkelijk maken om een perfecte performance cyclus te volgen. Als we dan de alibi’s terzijde hebben geschoven, komen er vele tips en adviezen langs over hoe je als leidinggevende écht kunt ondersteunen om het beste uit zichzelf te halen. Want daar gaat het uiteindelijk om.

Hieronder delen we graag een aantal van die positieve inzichten met jullie, gebaseerd op enkele uitspraken die tot extra inzicht kunnen leiden.

Inzicht 1: Een leidinggevende is net zo goed als zijn medewerkers toelaten dat hij is.

Dat is het uitgangspunt bij alle sessies (dit kunnen zowel de performance gesprekken, als de continue dialoog zijn). Het klinkt misschien ingewikkeld, maar leidinggevenden moeten beseffen dat hun kwaliteit als manager grotendeels, zo niet geheel bepaald wordt door de performance en het in beweging krijgen van hun medewerkers.  Het managen daarvan is dus ook in het belang van de leidinggevende. Als je iemand beoordeelt in die relatie, beoordeel je ook jezelf.

Inzicht 2: Als je geen doel hebt, maakt de richting ook niet uit.

Managers worden overspoeld met targets en doelstellingen voor hun afdeling vanuit de organisatie, vaak zonder dat zij zich eraan kunnen committeren op basis van een discussie. Dit is het en daar zul je het mee moeten doen. De vlag op de heuvel is dus duidelijk zichtbaar, maar nu er nog naartoe! Om daar te komen, heb je je mensen nodig. Alleen kun je het niet, dus ga je samen met hen de heuvel op, ieder met zijn of haar eigen persoonlijke doel en bijpassende bijdrage. Denken in doelen dus én in partnerschap met je medewerkers. Als je je dit als leidinggevende realiseert, kun je die doelen concreter formuleren, SMART en in resultaattermen. Het ‘doen’ staat dan altijd in dienst van het ‘doel’!

Inzicht 3: Kun je het niet meten, dan kun je het merken!

Vaak heerst er de verwachting dat alles binnen Performance Management meetbaar en kwantificeerbaar moet zijn. Dan is het pas echt. Je kunt het dan concreet benoemen en er beoordelingscriteria aan ophangen. Natuurlijk, er zijn KPI’s, er zijn SMART doelen, maar hoe doe je dat dan met ‘gedrag’? Vaak wordt duidelijk dat elke manager een helder beeld heeft van het gedrag dat hij graag wil zien bij de medewerkers. Hij kan prima waarnemen of dat gedrag bijdraagt aan het behalen van de doelen of niet. Gedrag wordt dan ook een steeds belangrijker factor in performance management. Competenties bepalen in belangrijke mate  de effectiviteit en efficiëntie van de activiteiten. Gedrag is daar een onderdeel van.

Inzicht 4: Wie schrijft, die blijft!

Op gezette tijden wordt van de leidinggevende verwacht dat er formulieren ingevuld worden. Meestal op drie momenten in de cyclus: de fase van het plannen, de tussenevaluatie en de beoordelingsfase. Zij stellen daarmee de organisatie op de hoogte (en wellicht ook gerust) over wat de bedoeling is en hoe het resultaat is beoordeeld. Diverse wegingen en rekenmodellen bepalen dan ook vaak de financiële consequenties van de performance. Soms is het systeem complex en tijdrovend maar steeds vaker meer open en ook met meer ruimte voor gedrag. Het gaat natuurlijk niet om die formele informatie als zodanig. Wat een leidinggevende tot een performance manager maakt,  is wat hij en de medewerker er in de dagelijkse praktijk mee doen om de doelen te bereiken. Er zijn vele momenten waarop leidinggevende en medewerker met elkaar van gedachten wisselen. Dat kan over van alles gaan, maar uiteindelijk komt het altijd neer op een aspect van de werkrelatie of werkkwaliteit. Dat is nu eenmaal wat hen bindt. Het is nuttig de relevante thema’s en afspraken in zo’n gesprek dan ook vast te leggen. Veel leidinggevenden worstelen met een tekort aan informatie over de performance en het gedrag als er een gefundeerde beoordeling gegeven moet worden. Discipline in vastlegging, in veel gevallen door de medewerker zelf (het gaat tenslotte om zijn performance…), kan veel discussie vermijden en onduidelijkheid en frustratie wegnemen.

Inzicht 5: Goed voorbeeld doet goed volgen.

Ik vraag leidinggevenden vaak hoe zij zelf door hun manager worden meegenomen in de cyclus van performance management. Op een enkele uitzondering na worden zij aan hun lot overgelaten. Ik vind dat verbazingwekkend! Er wordt veel tijd, geld en energie gestoken in ontwikkeling en implementatie van systemen en procedures en de mensen die het voorbeeld zouden moeten geven laten het grotendeels afweten. Zij verwachten klaarblijkelijk dat iemand in zo’n rol per definitie competent is. Wij weten beter.

Het zou namelijk zomaar kunnen dat een leidinggevende zijn/haar medewerkers eerder serieus genomen zou hebben en ook de juiste aandacht zou hebben gegeven, als hij op zijn beurt door zijn manager ook serieus genomen werd. Al was het maar in zijn ontwikkeling ten aanzien van de competentie Performance Management!

Heb jij het gevoel dat er voor jou of jouw organisatie nog wel winst te behalen valt in Performance Management?

Wij bieden (individuele) coaching en workshops om de managers binnen jouw organisatie beter te equiperen in het inzetten en ontwikkelen van de talenten hun medewerkers. Neem contact op met André Prins om te bespreken wat wij kunnen betekenen voor jouw organisatie.

25 november 2016
Naar overzicht
andre-prins

André Prins

Bekijk mijn profiel

Neem contact op met André Prins

Andere blogs van André

  • 30 november 2017
    BLOG: Een gemotiveerd en productief team: 7 valkuilen voor een teamleider Dit blog lezen
  • 5 november 2017
    BLOG: Een verbindend gesprek: 10 belangrijke elementen Dit blog lezen
  • 5 november 2017
    BLOG: 5 tips om tot een continue Performance Dialoog te komen Dit blog lezen
  • 3 november 2017
    BLOG: De continue Performance Dialoog: van KPI’s naar energie! Dit blog lezen
  • 18 mei 2017
    BLOG: Teamontwikkeling is reflecteren: do’s en don’ts voor een succesvolle teamreflectie Dit blog lezen
  • 9 mei 2017
    BLOG: 7 kenmerken van een effectief team Dit blog lezen
  • 1 mei 2013
    BLOG: High impact learning Dit blog lezen
  • 22 april 2013
    BLOG: Talent en leiderschap ontwikkelen – Onzin? Dit blog lezen